Internkontrollforskriften, formelt kjent som “Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter”, er et sentralt verktøy for å sikre et sunt, sikkert og bærekraftig arbeidsmiljø. Den er spesielt rettet mot å fremme en systematisk tilnærming til helse, miljø og sikkerhet (HMS) i alle virksomheter. Denne artikkelen vil utforske hva dette systematiske arbeidet skal inneholde, og hvilke krav til dokumentasjon som er satt, som beskrevet i forskriftens § 5.
Internkontroll er en prosess som skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse, med formål om å oppfylle kravene i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dette inkluderer flere nøkkelkomponenter.
Først og fremst skal virksomheten sørge for at de relevante lover og forskrifter er tilgjengelige og at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i HMS-arbeid. Virksomheten skal også involvere arbeidstakerne i dette arbeidet for å utnytte deres kollektive kunnskap og erfaring.
Videre skal virksomheten fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, ha oversikt over organisasjonen og fordeling av ansvar, kartlegge farer og risiko, iverksette rutiner for å håndtere overtredelser, og foreta systematisk overvåkning av internkontrollen. Disse aktivitetene skal dokumenteres skriftlig.
Dokumentasjon er en nøkkelkomponent i internkontroll, og skal tilpasses virksomhetens størrelse og risikoforhold. Dette kan inkludere en rekke forskjellige dokumenter, inkludert instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater og mer. Frivillige sertifikater kan også inngå som en del av dokumentasjonen.