Valg av stedfortreder for verneombudet er en viktig prosedyre i mange organisasjoner for å sikre en konsekvent og kontinuerlig tilnærming til arbeidsmiljøet. I henhold til Forskriften om organisering, ledelse og medvirkning kan det utpekes en stedfortreder for verneombudet, og de samme reglene som gjelder for verneombudet, kommer tilsvarende til anvendelse for stedfortrederen.
Verneombudets funksjonstid er en annen sentral faktor. Verneombudene velges for to år av gangen, og det er viktig å merke seg at vervet opphører dersom verneombudet slutter i virksomheten eller overføres til permanent arbeid i et annet verneområde. I slike tilfeller skal det umiddelbart velges et nytt verneombud, med mindre en stedfortreder allerede er valgt. Da vil stedfortrederen tre inn og fungere som verneombud for den resterende delen av valgperioden.
I tillegg til valgprosedyrene, krever forskriften at virksomhetens ledelse skal motta skriftlig melding om hvem som er valgt som verneombud. En arbeidstaker kan ikke anerkjennes som verneombud før denne meldingen er levert. Dette sørger for at det ikke er tvil om hvem som innehar verneombudsvervet på ethvert tidspunkt.