I henhold til Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning har alle arbeidstakere stemmerett ved valget av medlemmer til arbeidsmiljøutvalget, med unntak av den som i arbeidsgivers sted leder virksomheten. Dette sikrer demokratisk deltakelse og representasjon i utvalget, som er avgjørende for å ivareta arbeidstakernes interesser når det gjelder arbeidsmiljøet, i tråd med § 3-8.
Valget av medlemmer til arbeidsmiljøutvalget skal gjennomføres på en hemmelig og skriftlig måte. Prosessen ledes av et valgstyre i samsvar med § 3-9. Enhver arbeidstaker og lokal fagforening har rett til å foreslå kandidater, og valgstyret skal kunngjøre kandidatenes navn og forslagsstillere før valget.
Valgstyret er også ansvarlig for å utarbeide stemmesedler og sikre at stemmene blir avgitt i henhold til antallet representanter og stedfortredere som skal velges. Kun kandidater som er foreslått, kan motta stemmer. De kandidatene som får flest stemmer, blir valgt i henhold til stemmetallene. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning, som nevnt i § 3-9.
I virksomheter med flere lokale fagforeninger kan avtaler inngås om valgprosedyrer for arbeidsmiljøutvalget, enten som forholdstallsvalg eller ved at fagforeningene utpeker arbeidstakernes representanter, i tråd med § 3-10. Hvis slike avtaler ikke blir inngått, skal valget gjennomføres som flertallsvalg.
Medlemmene i arbeidsmiljøutvalget skal ha stedfortredere, og disse velges eller utpekes i samsvar med reglene i § 3-9 og § 3-10. Stedfortrederne blir innvalgt etter stemmetallene, der den med flest stemmer blir personlig stedfortreder for medlemmet med flest stemmer, og slik videre, som angitt i § 3-11.
Spørsmål som gjelder en arbeidstakergruppe som ikke er representert i arbeidsmiljøutvalget, skal behandles med tilkalling av representanter for den aktuelle arbeidstakergruppen. Disse representantene har tale- og forslagsrett i utvalget, men ikke stemmerett, i tråd med § 3-13. Dette gjelder også for grupper nevnt i arbeidsmiljøloven § 1-6.
I virksomheter med flere driftsenheter kan det vedtas opprettelse av lokale arbeidsmiljøutvalg for hver enhet, som avgjør arbeidsoppgaver og beslutningsmyndighet. Hovedarbeidsmiljøutvalget for hele virksomheten fastsetter regler for disse lokale utvalgene i henhold til § 3-14. Arbeidsmiljøutvalget kan også opprette underutvalg som behandler spesifikke problemstillinger og fungerer som rådgivere for utvalget. Underutvalgene kan få avgjørelsesmyndighet, i tråd med utvalgets vedtak.
Medlemmer av arbeidsmiljøutvalget velges for en funksjonstid på to år, og ved utvalgsmedlemmets fratreden overtar stedfortrederen for resten av valgperioden, som fastsatt i § 3-15.
Gjennom disse bestemmelsene i forskriften sikres demokratisk deltakelse, representasjon og beslutningsprosesser i arbeidsmiljøutvalgene. Dette er viktige tiltak for å ivareta arbeidstakernes interesser, fremme et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø, samt sikre at beslutninger tas i samråd med de berørte partene.
